Googleカレンダーと連携し、面接日程を自動調整することが可能です。
現在のステップ、または次回ステップの面談・面接候補日を選考担当者と会議室の空き状況から自動で提示します。スケジュールを反映させる会議室の設定はこちらをご参照ください。
候補者の面談・面接日程の設定は、以下の3通りございます。
- 候補者詳細の「面談・面接日程設定」から1件ずつ設定する方法
- 候補者一覧の「一括アクション」から複数の候補者に一括で設定する方法
- 日程調整用URLを送付し、候補者に希望日を選択してもらう方法
このページでは、日程調整用URLを送付し、候補者に希望日を選択してもらう方法をご案内します。
日程調整機能を利用するには、選考担当者のGoogleアカウントのメールアドレスと、ジョブカン採用管理のログイン時に使用しているメールアドレスが一致している必要があります。
※本機能はGoogleカレンダーと連携している場合のみ利用可能です。
目次
「結果を確定してメールを送る」から次回ステップの日程調整用URLを送付する
自動調整機能を利用するには、あらかじめ、各求人のステップごとに選考担当者が設定されている必要があります。選考担当者をあらかじめ設定する方法はこちらをご参照ください。
1. 左側メニュー「候補者管理」より選択した候補者の詳細画面より、「採用フロー・結果」タブをクリックします。
面談・面接日程が設定可能な候補者の条件は以下の通りです。
- 次のステップに選考担当者が設定されている
- メールアドレスが登録されている
2.「(採用フローステップ名）結果」行をクリックします。
現在のステップの「(採用フローステップ名）結果」行をクリックします。
採用フローステップが「一次面接」の場合には、「一次面接結果」と表示されます。
3. ステータスを「通過」にし、「結果を確定してメールを送る」をクリックします。
※ここで、「結果の確定」を選択すると、日程調整URLが送れなくなります。
4. 結果連絡画面にて、「URLを生成する」をクリックします。
クリックすると日程候補URLが表示されます。
5. 自動日程調整案内のテンプレートを選択する、もしくは生成されたURLを使用してメール内容を作成します。
自動日程調節案内のテンプレートは、「URLを生成する」をクリックしないと選択できません。
6.「確認」をクリックします。
7. 内容を確認し、「送信」をクリックします。
初回のみgoogle認証の画面が出るので、「ログインしている」アカウントをクリックして処理を進めます。
以上の操作により、候補者に対して日程調整用URLが送付されます。
メールを送れない場合はこちらをご確認ください。
「メール」タブから現在のステップの日程調整用URLを送付する
1. 左側メニュー「候補者管理」より選択した候補者の詳細画面より、「メール」タブをクリックします。
面談・面接日程が設定可能な候補者の条件は以下の通りです。
- 現在のステップに選考担当者が設定されている
- メールアドレスが登録されている
2.「URLを生成する」をクリックします。
3. 本文で「日程調整URL」をクリックして、URLを差し込みます。
4. 「確認」をクリックします。
5. 内容を確認し、「送信」をクリックします。
初回のみgoogle認証の画面が出るので、「ログインしている」アカウントをクリックして処理を進めます。
以上の操作により、候補者に対して日程調整用URLが送付されます。
メールを送れない場合はこちらをご確認ください。
面接日程を選択する(候補者)
候補者が日程を選択する流れについてご説明します。
1. メール本文記載のURLをクリックします。
2. 日程選択フォームにて都合のいい日時を選択します。(複数選択可)
リアルタイムの選考担当者のカレンダー上の空き状況に応じて、一度に5営業日分が表示されます。
【抽出される日時の範囲】
- 10時～19時の間
- 土日祝を除く、月～金曜日から提示
- 年末年始(12月29日～1月3日)は候補日の対象外
- URLを開いたタイミングから1週間内の空いている日時を提示
- 1週間内の空き時間が5時間未満だった場合、翌1週間も含めて提示(最長1か月先まで検索)
- 複数選考担当者を設定していた場合、全員の予定が入っていない日時を候補日として提示
※Googleカレンダー上で、終日の予定が入れられていても「予定なし」の状態の場合、日程選択フォームにて日程候補として表示されてしまいますのでご注意ください。
(例)下記の場合は日程候補日として表示されます。
「他の日程を探す」をクリックすると別の候補日時が表示されます。
3. 日程を選び、「決定する」をクリックします。
4. 内容を確認し、「登録」をクリックします。
※候補者が選択した日程が一つのみでも、この時点では確定しません。
以上で候補者側の操作は完了です。
面接日程を確定する
候補者が日程選択フォームより候補日を選択したのち、面接日程の確定をします。
1. 左側メニュー「候補者管理」より選択した候補者の詳細画面より、「採用フロー・結果」タブをクリックします。
2. 「面談・面接日程設定」をクリックします。
3. 候補者が選択した候補日の中から、確定する1日を残し、そのほかの日程を×で削除します。
4. 「日程を確定しメールする」または「日程を確定する」のいずれかをクリックします。
| 項目 | 概要 |
| 日程を確定しメールする | 日程を「確定日」として設定し、候補者または候補者を紹介したエージェントに対してメールを送信します。 |
| 日程を確定する | 日程を「確定日」として設定します。 |
※「日程を確定しメールする」または「日程を確定する」を選択すると、確認画面に移りますので、
「送信」または「登録」します。
「詳細」欄入力内容は、Googleカレンダーの詳細欄に反映されます。
以上の操作により、候補者に対して面談・面接日程が設定されます。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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