候補者と面談や面接の日程調整をする際にご活用いただける機能を解説します。
候補者から候補日を回収して、社内で調整する日程調整方法です。
目次
日程候補回収とは
「日程候補回収」は、候補者の方との面接・面談を日程調整システムによって効率化し、より工数をかけず日程を組むことが可能です。
「日程候補回収」では、まず企業側から候補者の方へ、日程調整用の専用URLを記載したメールを送信します。こちらのメールを受け取った候補者の方は、ご自身の都合の良い日時をカレンダー上から複数選択し、企業へ返信します。その後、企業側は、候補者から送付された候補日の中から最適な日時を選択し、面接や面談の日程を確定させることが可能です。
「日程候補回収」を使うことで、候補者の方がカレンダー上で視覚的に都合の良い日時を選べますので、候補者負担の減少と歩留まりの改善に繋がり、スムーズな採用活動にお役立ていただけます。
日程候補回収設定
日程候補回収を活用する前に、事前に設定が必要になります。「日程候補回収設定」では、候補者へどのような条件で日程調整候補を提出してもらうかを指定することが可能です。
※日程候補回収設定で設定できるのは最大10件までとなります。
1. 左側のメニュー内の「設定」をクリックします。
2. 「候補者管理」内の「日程候補回収設定」をクリックします。
3. 日程回収設定ページの画面右上「新規登録」をクリックします。
※日程回収設定ページでは既に作成しているテンプレートをリストで表示しています。
表示内容の項目説明
| 項目 | 概要 |
| 名称 | 任意で作成した予約ページのテンプレート名称が表示されます |
| 説明 | 候補者へ日程調整を案内する際に、画面表示される説明文が表示されます |
| 日程 |
所要時間：設定した面談・面接日程を案内する打ち合わせ所要時間が表示されます 時間帯：候補者へ案内する面談・面接の時間指定範囲が表示されます 曜日：候補者に案内をする曜日にチェックが表示れます ※案内日から2ヶ月以内の日付で日程調整が可能となります。 |
4. 「日程候補回収設定登録」を行ってください。
| 項目 | 必須/任意 | 概要 |
| 設定名称 | 任意 | 日程調整を案内する際に、画面表示される説明文を設定可能です。候補者へ伝えたい注意事項などを設定いただけます。 |
| 説明文 | 任意 | 日程調整を案内する際に、画面表示される説明文を設定可能です。候補者へ伝えたい注意事項などを設定いただけます。 |
| 所要時間 | 必須 | 30分/60分/90分の中から案内したい面談・面接所要時間を設定ください |
| 時間帯設定 | 必須 |
候補者へ案内する日程候補の範囲を指定することが可能です 開始時刻：1日の中で最も早く打ち合わせが可能な時間を設定可能です 終了時刻：1日の中で最も遅い打ち合わせが可能な時間を設定可能です 曜日：チェックボックスで選択した曜日を候補者へ提案可能です ※上記の範囲から候補者が選択しますので広めに設定することを推奨します |
| 予約完了メール | 必須 |
送信元：送信元メールアドレスを設定可能 テンプレート：候補者宛の日程候補受付完了メールを設定可能です |
5. 「登録」をクリックします。
日程候補を回収する
「日程候補回収」から面談・面接をセッティングするまでの流れをご説明いたします。
1. 左側のメニュー内の「候補者管理」をクリックします。
2.「候補者一覧」より面談・面接を組みたい候補者を選択します。
3.「候補者詳細」より 画面中央のタブ「採用フロー・結果」をクリックします。
4.「採用フロー・結果」タブ内右上の「面談・面接日程設定」をクリックします。
「面談・面接日程設定」ボタンは、現在のステップが面接ステップの場合に、現在のステップの枠内右上に表示されます。
5.ダイアログ中央の「日程候補回収を使う」をクリックします。
以降は実際に候補者と面談・面接日程を組む場合の方法を解説しています。
候補者に連絡をする
ここからは実際に候補者に日程調整メールを送信する方法を解説いたします。
1. 「日程候補回収設定」のプルダウンよりページを選択します。
※事前に日程候補回収設定のページを設定画面より作成することをお勧めいたします。
| 項目 | 概要 |
| 日程候補回収設定 | 任意で設定・作成したテンプレートをご選択ください |
| 日程 |
所要時間：面談・面接日程を案内する打ち合わせ所要時間の内容 時間帯：候補者へ案内する面談・面接の時間指定範囲の内容 曜日：案内する曜日が表示されます |
| 予約完了メール |
送信元：送信元メールアドレスが表示されます メールテンプレート：候補者宛の日程候補受付完了メール ※任意で作成をお願いします |
| 日程候補回収ページ |
アクセスURL：候補者がアクセスする日程候補送信URL 有効期限：作成から7日までとなります ※案内日から2ヶ月以内の日付で日程調整が可能となります。 |
2. 「日程候補回収URL」の「URLを生成する」をクリックします。
表示されたメール送信機能内の本文にURLを挿入し候補者もしくはエージェントへご連絡ください。
予め、候補者もしくはエージェント宛に日程調整の案内メールのテンプレートを作成することをお勧めいたします。
通常のメール送信機能と同様ですので候補者もしくはエージェント宛にご連絡ください。
※URL生成後、「URLをキャンセルする」をクリックした場合は候補者のアクセス権限が失効しますのでご注意ください。
3. 「メールでURLを送る」をクリックします。
4. 日程候補回収URLが挿入されたメールを候補者もしくはエージェント宛に送信する
「候補者へURLを送る」もしくは「エージェントへURLを送る」をクリックするとメール作成画面が表示されます。
各項目の内容を設定していただき「確認」をクリックします。
メールの送信画面にて確認後、「送信」をクリックします。
メール送信後に選考のステップには日程候補回収ページURLが表示されます。
※日程候補回収ページURLの右側にある×をクリックしますと削除することができます。
候補者から回収した日程を確認する
「日程候補回収」は、候補者の方との面接・面談を日程調整システムによって効率化し、より工数をかけず日程を組むことが可能です。
※候補者が日程を確定させ、候補日の返信を完了させた場合は通知メールが配信されます。
詳しくはこちら
※日程候補回収の進捗は、候補者一覧画面で絞り込みもできます。
詳しくはこちら
1. 左側のメニュー内の「候補者管理」をクリックします。
2. 日程候補を返信した候補者を選択します。
3. 画面中央のタブ「採用フロー・結果」をクリックします。
4. 「採用フロー・結果」タブ内右上の「面談・面接日程設定」をクリックします。
こちらのカレンダーより候補者から返信された日程候補がリストとカレンダーに視覚的に
表示されます。
候補者に日程確定の連絡をする
返信された日程候補を確定し、候補者もしくはエージェントへ連絡します。
1. 候補日リストから確定させたい日程を「選択」し日時を確定させます。
2. 「日程を確定しメールする」をクリックします。
3. メール画面にて候補者もしくはエージェントへ確定のメールを送信します。
メール作成画面が表示されるため必須項目含む必要は項目を設定して「確認」を
クリックします。
メールの確認画面が表示されるので確認後に「送信」をクリックします。
「日程を確定する」をクリックし候補者やエージェントに連絡しないで日程を確定することが
できます。
※予め、候補者宛に日程確定の案内メールのテンプレートを作成することをお勧めいたします。
面接日程に確定した日程が表示されます。
※面接日程の表示された日時の横の×をクリックすると削除することができます。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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