ジョブカン採用管理内の機能「リファレンスチェック」のご利用にあたり、あらかじめ設定の必要な項目がございます。
このページを一読いただくことで、リファレンスチェックの概要や機能の使い方・一連の流れをご理解いただけるようになります。
目次
リファレンスチェックとは？
リファレンスチェックとは、選考プロセスの中で取り入れられる「仕事での成果や人間性」を確認するための選考方法の1つです。
候補者の方が指定する推薦者に、紹介文を記載（質問へ回答）してもらい、
面接での印象や過去の職務経歴・働きぶりについてアンケート形式で回収し、より信頼性の高い情報を公正に収集するために行います。
面接では得られない情報を収集し・採用前の客観的な事実確認をし、より精度の高い採用を可能にします。
下記の課題を持たれている企業様におすすめです
・早期離職が多く、採用コストが課題になっている
・採用プロセスでのリスクヘッジを強化したい
・チームワークを重視する職種や社風のため相性や協調性を確認したい
以降は、リファレンスチェック機能を利用する中で具体的な手順を解説していきます。
リファレンスチェックの初期設定をする
リファレンスチェックのご利用にあたり、あらかじめ以下2つの登録が必要です。
①デフォルト設定
②アンケートテンプレートの登録
①・②の登録を完了すると、素早く効率的に候補者へリファレンスチェックの依頼を行うことができるようになります。
①デフォルト設定
まず初めに、リファレンスチェックを依頼する際に選考中の「候補者」と質問に回答する「回答者」へどのような条件で依頼をするか、を設定いただきます。
1, 左側のメニュー内の「設定」をクリックします。
2, 「リファレンスチェック機能」内の「リファレンスチェック設定」をクリックします。
3, リファレンスチェック設定画面より3項目を登録します。
下記の項目がご確認いただく項目となります。
◼︎回答期限
∟依頼開始から何日後まで有効にするか
◼︎回答者と一緒にいた期間
∟依頼開始から何年以内の関係者から回答を許可するか
◼︎回答期限切れの受付
∟①/②で回答期限をすぎたリファレンスチェックを受け付けるかどうか
※受付をしなければ候補者・期限を超えた回答は送信・受信ができなくなります。
全てデフォルト値の設定がされておりますが、より会社のご運用に沿った設定を
していただくためにご確認いただく必要がございます。
詳細については、こちらからご覧ください。
②アンケートテンプレートの登録
続いて、アンケートテンプレートを登録します。
アンケートテンプレートは、事前に回答者へどのような質問に回答いただくかを設定し、テンプレートとして保存しておける機能です。
テンプレートを事前に用意することによって同じ属性の候補者に対し、より素早くアンケート回収することができます。
1,左側のメニュー内の「設定」をクリックします。
2, 「リファレンスチェック機能」内の「リファレンスアンケート機能」をクリックします。
3, 新規作成をし、アンケート名の設定します。
※テンプレート名としてを設定いただくと次回流用する際にスムーズです。
4,候補者と回答者の関係を指定します。
※回答者設定の上限を4名までとし指定することが可能です。
5,回答者と一緒に働いた期間を設定します。
下記は各項目の概要を解説しています。
| 項目名 | 必須/任意 | 概要 |
| アンケート名 | 必須 | アンケートテンプレート名の設定します |
| メモ | 任意 | 200文字まで メモにご活用いただけます |
| 回答者設定 | 必須 |
候補者との関係性を指定して依頼を送ります 最大4名まで設定が可能です。 |
| 候補者と一緒に働いた期間を設ける | 任意 | 設ける場合期間の設定をします |
| 候補者と一緒に働いた期間を設定 | 必須/任意 | 依頼開始から何年以内の関係者から回答をもらうか |
6,選択式の質問テンプレート(社会人基礎力)を使用するかどうかを設定します。
7,自由記述式の質問を設定します。
※「選択」をクリックすることが選択が可能です
※最大15問テンプレートの中から任意でご選択いただきカスタマイズすることが可能です。
8,アンケートを登録します。
※詳細については、こちらをご覧ください。
リファレンスチェックを候補者に依頼する
上記で登録したテンプレートを用いて、候補者へリファレンスチェックの依頼を行うことができます。
1,左側のメニュー内の「リファレンスチェック」をクリックします。
2,「新規依頼ボタン」をクリックします。
3,リファレンスチェックを依頼したい候補者を選択します。
4,送信先のメールアドレスと回答期限、登録したアンケートテンプレートを選択します。
詳細については、こちらをご覧ください。
※候補者一覧からも確認が可能です。
※登録してない場合は、あらかじめシステムがデフォルトで設定している項目が
送信されます。
※候補者の経路がエージェントの場合、取引先エージェントのメールアドレスを
設定してください。
候補者・回答者の進捗を確認する
依頼したリファレンスチェックの進捗状況を確認することが可能です。
1,左側のメニュー内の「候補者管理」をクリックします。
2,リファレンスチェックの進捗状況を確認したい候補者を選択します。
3,画面中央 一番右のタブに「リファレンスチェック」をクリックします。
※リファレンスチェックの進捗状況をご確認いただけます。
※回答期限の3日前に、候補者もしくは回答者宛にリマインドメールが自動送信されます。
リマインドなどの機能の詳細は、こちらからご確認ください。
※リファレンスチェック一覧からも確認が可能です
結果を確認する
全てのフローが完了し、回答者から結果が送信されればレポート機能より、回答を確認することができます。
1,左側のメニュー内の「候補者管理」をクリックします。
2,リファレンスチェックの進捗状況を確認したい候補者を選択します。
3,画面中央 一番右のタブに「リファレンスチェック」をクリックします。
4,リファレンスチェックの進捗状況右上「レポート表示」をクリックします。
5,レポート結果をダウンロードいただき、「書類・資料」タブへ格納ください。
詳細はこちらから
リファレンスチェックのメリット
「リファレンスチェックシステム」を導入することで下記のようなメリットがございます。
・採用のミスマッチ防止
候補者の経歴やスキル、人物像を第三者の視点から客観的に確認することで、
採用のミスマッチを未然に防ぐことができます
• 採用リスクの軽減
候補者の経歴詐称やスキルの誇張などを防ぎ、採用時のリスクを軽減することが可能です。
・入社後の定着率向上
候補者の職務適性や組織とのカルチャーフィットを事前に把握することで、
活躍の予測と入社後の早期離職を防ぎ、定着率の向上につながります。
活用シーン例
▪︎管理職採用
マネジメント経験やリーダーシップ、チーム運営能力を評価
「部下を指導した経験がある」という話だけではなく、
実際の部下側から聞いた「候補者の下で実際にどのような成果を上げたか」といった、
具体的なマネジメントの質を客観的に評価できます。
▪︎重要ポジション
会社の核となるポジションでの採用リスクを最小限に抑制
社風や文化に深く関わり、組織に大きな影響を与えるため人間性やリーダーシップの
評価が不可欠です。
高額な投資に見合うだけのリターンを確実にするための保険として機能します。
マネジメント適性の見極めや社内調整力の可視化も可能です。
実施タイミングの検討ポイント
リファレンスチェックを選考フローの中で組み込む際に
「どの段階で実施すればいいの？」とお悩みの方向けに、パターン別で選考フロー内へのリファレンスチェック導入例を解説します。
リファレンスチェックの実施にあたり、候補者の方が抱く可能性のある抵抗感や不安を抱く方もいらっしゃいます。
特にハイクラス層は、現職や前職との関係性、ご自身のプライバシー保護に対して敏感であるため、「透明性」「目的」「安全性」を丁寧に伝えることが重要です。
候補者の志望度も上がり採用担当者との信頼関係も醸成されていくことから、選考フェーズが進むほどリファレンスの取得率は向上します。
| 実施タイミング | 負担の少なさ | 特徴 |
| 1次面接後 | △ | 志望度の低い候補者の見極めに有効 |
| 最終面接前 | ⚪︎ | 最終面接でリファレンス結果を見ながら質問が可能 |
| 最終面接後 | ⚪︎ | 取得がしやすく、最終チェックとして有効 |
| 内定後 | ◎ | 非常に取得がしやすく、最終チェック/オンボーディングに活用可能 |
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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