ジョブカン採用管理では、面接日程を選考担当者のMicrosoft 365予定表に連携することができます。
連携することで、Microsoft 365予定表に登録されている選考担当者の予定をジョブカン上で確認することや、ジョブカン上で設定した面接日程をMicrosoft 365予定表側に反映させることが可能です。
社内の情報システム部門の方とご一緒に設定していただくことで
スムーズに連携が可能になるかと存じます。
目次
- Microsoft 365予定表連携できる条件と概要
- Microsoft 365予定表連携設定をする
- 面接日程をMicrosoft 365予定表に連携する
- 面談・面接日程に対してTeams会議を作成する
- 連携した面接日程をMicrosoft 365予定表で確認する
- Microsoft 365予定表の連携を削除する
Microsoft 365予定表と連携できる条件と概要
Microsoft 365予定表と連携する場合、以下条件が満たされているか事前にご確認ください。
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条件
ユーザーのメールアドレスとMicrosoft 365予定表のメールアドレスの完全一致
ジョブカンに登録されているユーザーのメールアドレスと、Microsoft 365予定表の「ユーザー名」に登録されているメールアドレスが完全一致している場合のみ、連携が可能です。
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概要
Microsoft 365予定表の管理者の認証
「Microsoft 365予定表連携設定」にて、ジョブカン採用管理のアクセス許可の認証をします。
事前にMicrosoft 365予定表の管理者のメールアドレスとパスワードを確認してから設定を始めます。
予定開催者のカレンダーにはジョブカンで設定した全ての面接日程の予定の書き込み
「Microsoft 365予定表連携設定」にて、Microsoft 365予定表に予定を書き込む「予定開催者」のメールアドレスを登録します。Microsoft 365予定表にはジョブカンで設定した全ての面接日程が書き込まれます。事前に予定開催者に登録するメールアドレスを決めてから設定を始めます。
※「予定開催者」は、ジョブカンにユーザーとして存在しないメールアドレスでも設定可能です。
Microsoft 365予定表連携設定をする
Microsoft 365予定表と連携する前に、Microsoft 365予定表の管理者の認証と予定開催者のメールアドレスの登録をおこないます。「Microsoft 365予定表連携設定」は管理者権限のユーザーのみ設定が可能です。
1. 左側メニュー内の「設定」をクリックします。
2. 「外部サービス連携」内の「Office 365カレンダー連携設定」をクリックします。
3. 画面右上の「編集」をクリックします。
4. Office 365管理者のメールアドレス、パスワードを入力し「承諾」をします。
5. 「開催者」のメールアドレスを入力し「確定」をします。
確定すると、下記のようにOffice365管理者の認証と開催者のメールアドレスが記載されます。
Microsoft 365予定表に連携する
Microsoft 365予定表管理者の認証と予定開催者のメールアドレスの登録が完了したら、実際に面接日程（候補日・確定日）を選考担当者のMicrosoft 365予定表に連携します。
1. 面接日程を設定する候補者の詳細画面「採用フロー・結果」タブをクリックします。
2. タブ内右上の「選考担当者設定」をクリックし選考担当者を設定します。
3. 選考担当者を設定後に「面談・面接日程設定」をクリックします。
4. カレンダー下部の「Microsoft 365予定表連携」のチェックボックスに☑を入れます。
☑を入れると、選考担当者のMicrosoft 365予定表をジョブカン採用管理のカレンダーに読込みます。
「設備のスケジュールを読み込み」で各会議室に☑を入れると会議室の予定を読み込みます。
※Microsoft365予定表側の非表示スケジュールの詳細は画面には表示されません。
5. 日時をカレンダー上でドラッグし、面接日程の候補日または確定日を設定します。
会議室はカレンダー下部の赤枠内「使用設備」のプルダウンより選択します。
面接日程を1つに確定するとジョブカンから「選考日程確定の通知」が通知されます。
Microsoft 365予定表上に表示されるタイトルは赤枠内のプルダウン内で編集が可能です。
デフォルトでは候補者名（現在のステップ名）が記載されます。
"面談・面接日程に対してTeams会議を作成する
※「管理者権限」ユーザーおよび「採用担当者権限」ユーザーが設定可能です。
面談・面接日程確定時にTeams会議のURLを発行します。
面談・面接日程の作成については、こちらをご参照ください。
1. 面接日程を設定する候補者の詳細画面にて、「採用フロー・結果」タブをクリックします。
2. タブ内右上の「面談・面接日程設定」をクリックします。
該当する候補者が面接ステップにいる場合にのみボタンが表示されます。
クリックすると日程調整を行うためのカレンダーが表示されます。
3.日時をカレンダー上でドラッグし、面接日程を1件設定します。
4. カレンダー下部の「Teams会議を作成」のチェックボックスにチェックを入れます。
5. 面接日程の確定日を設定します。
確定された日程はMicrosoft 365予定表連携設定のメールアドレスのMicrosoft 365予定表、選考担当のMicrosoft 365予定表に反映されます。
Teams会議URLは日程を確定した場合のみ自動で発行されます
Microsoft 365予定表で確定されたTeams会議の日程は以下の画面のように表示されます。
【Microsoft 365予定表側】
日程を確定させると、面接日程にTeams会議のビデオアイコンが表示されます。
また、面接日程欄に表示されたビデオアイコンよりTeams会議のURLをコピーすることが可能となります。
連携した面接日程をMicrosoft 365予定表で確認する
【候補日】
ジョブカンで候補日を設定すると選考担当者のOutlookに候補日のスケジュールが反映されます。
赤枠のURLよりジョブカンの候補者詳細画面を確認できます。
【確定日】
ジョブカンで日程を確定すると選考担当者のOutlookに確定したスケジュールが反映されます。
Microsoft 365予定表上で面接日程のタイトルが【候補日】から【確定】に変更されます。
選考日程確定通知の通知メールにて、メール内の赤枠のURLよりジョブカンの候補者詳細画面を確認できます。
（システムメール設定にて「選考日程確定通知」をオフにしている場合は下記通知メールは送付されません）
確定した日程以外の候補日は開催者より「キャンセル」になります。
（確定日をジョブカン上で削除した場合も同様の表示になります）
※Microsoft 365予定表上でスケジュール変更した場合、
そのスケジュールはジョブカン採用管理に連携されませんのでご注意ください。
※Microsoft 365予定表の冒頭タイトル【確定】【候補日】の変更はできかねます。
Microsoft 365予定表の連携を削除する
Microsoft 365予定表と連携を削除する場合は、下記方法にてお願い致します。
1. 左側メニュー内の「設定」をクリックします。
2. 「外部サービス連携」内の「Microsoft 365予定表連携設定」をクリックします。
3. 画面右上の「削除」をクリックします。
4.「削除」をクリックします。
4.右上に削除しました。と表示され、Microsoft 365予定表連携設定の画面が「認証未設定」「未設定」の状態であれば、削除完了となります。
連携仕様FAQ
Q.「候補日」や「確定日」を変更・更新した際反映される日にちとされない日にちがある。
A. 現状の仕様で多くの日程を連続して設定・更新しようとすると、一部の日程が反映されない・削除できない事象が発生しております。
複数の日程を追加する場合は一度に登録せず3件程度ずつ、小分けにして登録していただければ幸いです。
Q. スケジュールに反映されない
A. 「Microsoft 365予定表連携」のチェックが外れた状態で日程の削除・変更をされますとoutlookのカレンダーには反映されない仕様でございます。面接・面談日程設定の「Microsoft 365予定表連携」に✓を入れた状態で日程の削除・変更をお願い致します。
Q.日程調整に進むとマイクロソフトアカウントの入力が求められる。
A.一度Microsoft 365予定表の右上「-」で画面を閉じて頂き、面談・面接日程のMicrosoft 365予定表の連携設定のチェックを外して頂ければ表示されなくなります。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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