ジョブカン採用管理では、候補者との面接日程調整を行う画面にてGoogleカレンダーと連携することができます。※イベント案内から面接日程を設定した場合は、Googleカレンダー連携はされません。
連携することで、Googleカレンダーに登録されている予定を確認したり、ジョブカン採用管理で設定した面接日程をGoogleカレンダー側に反映やGoogleMeetを作成することが可能です。
目次
- Googleカレンダーと連携できる条件を確認する
- 連携用のGoogleアカウントを設定する
- 候補者との面接日程設定時にGoogleカレンダーと連携する
- 面談・面接日程に対してGoogleMeetを作成する
Googleカレンダーと連携できる条件を確認する
Googleカレンダーと連携する場合、以下2つの条件が満たされているかを事前にご確認ください。
- Googleアカウントとジョブカン採用管理のログインメールアドレスの一致
管理者含む社内ユーザーのGoogleアカウントのメールアドレスと、
ジョブカン採用管理のログイン時に使用しているメールアドレスが一致している場合にのみ、Googleカレンダー連携を行えます。 - Googleカレンダーの連携用アカウントの共有設定
選考担当者のGoogleカレンダーが、他者からの予定の変更が不可になっている場合には、
ジョブカン採用管理上で設定した予定は反映されません。
Googleカレンダーの連携用アカウントから予定を書き込めるようにするため、共有設定を行ってください。
Googleカレンダーの共有設定の詳細については、こちらをご参照ください。
連携用のGoogleアカウントを設定する
※「管理者権限」ユーザーのみ編集が可能です(「採用担当者権限」ユーザーは閲覧のみ可能です)。
Googleカレンダーと連携する場合、まずはカレンダー連携用のGoogleアカウントのメールアドレスをジョブカン採用管理に登録してください。（メーリングリストのアドレスをご登録いただくことを推奨しております）
Googleカレンダー連携設定のメールアドレスのGoogleカレンダー、該当するステップの選考担当者のGoogleカレンダーに、設定した面接日時が反映されます。
1. 左側メニュー内の「設定」をクリックします。
2. 「外部サービス連携」内、「Googleカレンダー連携設定」をクリックします。
3. 画面右上の「編集」をクリックします。
4. 連携用のGoogleアカウントのメールアドレスを入力し、「更新」をクリックします。
以下画像のように、入力したメールアドレスが表示された画面に切り替わりますと、登録は完了です。
候補者との面接日程設定時にGoogleカレンダーと連携する
※「管理者権限」ユーザーおよび「採用担当者権限」ユーザーが設定可能です。
Googleカレンダー連携は、面接ステップに到達した候補者に対し、面接の選考担当者を設定後、候補者との面接日程設定時に連携を行えます。以下、連携を行える状態になるまでの操作の流れをご説明いたします。
1. 面接日程を設定する候補者の詳細画面にて、「採用フロー・結果」タブをクリックします。
2. タブ内右上の「面談・面接日程設定」をクリックします。
該当する候補者が面接ステップにいる場合にのみボタンが表示されます。
クリックすると日程調整を行うためのカレンダーが表示されます。
3. カレンダー下部の「Googleカレンダー連携」のチェックボックスにチェックを入れます。
チェックを入れると、選考担当者のGoogleカレンダーをジョブカン採用管理のカレンダーに読込みます。読み込まれない場合、こちらの設定をご確認ください。
Googleカレンダー連携が完了すると、Googleカレンダー側に登録されている予定がジョブカン採用管理のカレンダー上に反映されます。
※「設備スケジュールの表示・非表示(複数選択可)」の箇所をクリックすると、設備スケジュール確認用チェックボックスの表示・非表示を切り替えられます。表示する会議室の選択肢を設定する方法はこちらをご参照ください。
4. 日時をカレンダー上でドラッグし、面接日程の候補日または確定日を設定します。
候補日、確定された日程はGoogleカレンダー連携設定のメールアドレスのGoogleカレンダー、選考担当のGoogleカレンダーに反映されます。
面談・面接日程を確定するとジョブカンから「選考日程確定の通知」が通知されます。
※Googleカレンダーからの招待メールは送信されませんのでお含みおきくださいませ。
選考担当者のGoogleカレンダーに反映されない場合は、こちらをご確認ください。
Googleカレンダー上に表示されるタイトルは下記で編集が可能です。
デフォルトでは候補者名（現在のステップ名）が記載されます。
※設定した予定がGoogleカレンダー側に反映されるまでに少々お時間がかかる場合がございます。
5. Googleカレンダーで候補者・面接日時を確認します。
カレンダー詳細画面の「取得元を表示」をクリックすると、
ジョブカン採用管理の該当候補者詳細画面に遷移します。
※Googleカレンダー上でスケジュール変更した場合、そのスケジュールはジョブカン採用管理上に
連携されませんのでご注意ください。
※冒頭タイトル【確定】【候補日】の変更はできかねます。
面談・面接日程に対してGoogleMeetを作成する
※「管理者権限」ユーザーおよび「採用担当者権限」ユーザーが設定可能です。
面談・面接日程確定時にGoogleMeetのURLを発行します。
面談・面接日程の作成については、こちらをご参照ください。
1. 面接日程を設定する候補者の詳細画面にて、「採用フロー・結果」タブをクリックします。
2. タブ内右上の「面談・面接日程設定」をクリックします。
該当する候補者が面接ステップにいる場合にのみボタンが表示されます。
クリックすると日程調整を行うためのカレンダーが表示されます。
3.日時をカレンダー上でドラッグし、面接日程を1件設定します。
4. カレンダー下部の「Google Meetのビデオ会議を作成」のチェックボックスにチェックを入れます。
5. 面接日程の確定日を設定します。
確定された日程はGoogleカレンダー連携設定のメールアドレスのGoogleカレンダー、選考担当のGoogleカレンダーに反映されます。
GoogleMeetのURLは日程を確定した場合のみ自動で発行されます
Googleカレンダーで確定されたGoogleMeetの日程は以下の画面のように表示されます。
日程を確定させると、面接日程にGoogleMeetのビデオアイコンが表示されます。
また、面接日程欄に表示されたビデオアイコンよりGoogle MeetのURLをコピーすることが可能となります。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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